🎙 E-Mail-Umzug in die Cloud – So behältst Du Organisation & Zuständigkeiten im Griff - Liebe Zeitarbeit - "HR trifft KI - Bereit für Zeitarbeit“

Episode Transcript
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(00:00):
Ja, ich habe schon über 800 Podcast folgen mittlerweile
veröffentlicht und 750 Videos bei youtube.
Krass was da alles schon dabei war, was alles für Themen was
alles für Interview Gäste dabei waren, aber das Thema E Mail und
E Mail Organisation hatte ich bisher noch gar nicht auf dem
Schirm gehabt. Krass wie man noch ein Thema
finden kann, was man noch gar nicht so richtig angegangen ist.
E Mail Marketing war sicherlich schon dabei, aber e Mail

(00:22):
Organisation wie komme ich jetztgerade darauf?
Wir haben ja die Digitalisierungswerkstatt
zusammen mit dem Falco Kirsten mache ich das ja.
Da haben wir einen Teilnehmer, der jetzt gerade seinen Server
umzieht und zu Microsoft wechselt und dementsprechend
oder 11 dort seine ganzen e Mails hat.
Und ziehen wir jetzt gerade um und unterstützen dabei und

(00:44):
stellen halt fest, da ist einiges zu beachten und das war
mir gar nicht so bewusst. Das wird auch viel vergessen und
deshalb möchte ich dazu eine eigene Podcast Folge machen,
habe mir Notizen gemacht, habe mir das noch ein bisschen von
Chat GP anreichern lassen. Und das möchte ich gleich mit
dir teilen. Aber bevor wir zu dem Thema
kommen, habe ich heute einen Zoom Call gehabt und da kommt

(01:06):
immer häufiger mal die Frage Dani, was machst du denn jetzt?
Seine Zeitarbeitsfirma gibt es jetzt nicht mehr, bist du noch
in der Zeitarbeit aktiv, machst du was Neues, bist du
Geschäftsführer? Nein, ich habe bin Solopreneur
habe meine eigene Unternehmensberatung auch das
jetzt ja seit 22 Jahren, dass ich in der Zeitarbeitsbranche
tätig bin und habe mittlerweile ein riesen Netzwerk was ich
natürlich für. Meine Kunden, auch Anzapfe und

(01:29):
auch aufmache. Und ansonsten bin ich Berater,
Coach, Ventor höher in C Level der Zeitarbeit ja also
Führungskräfte aus der Zeitarbeit als Geschäftsführer
kontaktieren mich zum Thema KI zum Thema Prozesse, Mindset,
Organisation, Tools und ja wir haben dann.

(01:52):
Eine halbe Stunde strategiegespräch, wo wir dann
einfach mal gucken okay was ist der Status quo, welche
Herausforderungen sind gerade da, wo könnte ich unterstützen.
Meist stelle ich dann relativ schnell fest, wo das Bottle Neck
ist, das Nadelöhr, welche welchen Knoten müsste man lösen,
damit das Geschäft besser, einfacher und entspannter
funktioniert und das kann ich ganz gut, ja, dass ich das

(02:15):
schnell erkenne und kann vielleicht nicht immer helfen,
bin vielleicht nicht immer der. 1 a Ansprechpartner dann dafür,
aber dann kenne ich jemand in meinem Netzwerk, an denen ich
dann auch gerne vermitteln, der das vielleicht noch besser kann
unter oder unterstützen kann. Ja, und da habe ich verschiedene
Dinge, die wir machen können, Beaches, Trainings, Coaching,

(02:38):
inhouse Seminare et cetera, da gibt es also eine Menge
Möglichkeiten, spricht mich einfach mal an, finde es meine
Kontaktdaten immer den Show Notes ja ansonsten meine
Handynummer ist hier 0179466. 8512 also 01794668512 schreibt
mir gerne, idealerweise per whatsapp, dann schicke ich dir

(02:58):
meinen Kalender Link zu oder schaue auf meiner Seite, da
findest du auch den Kalender, Link und Buch, der einfachen
Termin, der ist dann kostenlos und dann setzt uns eine halbe
Stunde hin und schauen mal, wie wir da zusammenarbeiten.
Das würde mich auf jeden Fall sehr freuen, also ich mache
keine Zeitarbeit mehr, ich bin noch weiter in der Branche
erhalten, unterstütze und berate, das ist mein USP und

(03:19):
natürlich der Einsatz von Realisierung Automat, das sind
so die Themen, die betreue, das soll es auch gewesen sein, ja
noch mal zur Klarstellung, ja, ich muss ein bisschen auch an
meinem Branding arbeiten, an meiner Marke, dass sie halt noch
besser auch versteht, was ich genau mache und wann, nämlich
Anspruch könnt, mache ich sehr, sehr viele Dinge, aber mein Herz

(03:41):
geht auch, wenn ich dir helfen kann, ja, du hast eine
Herausforderung und ich versuchediese zu lösen, wenn ich es
nicht schafft, dann kenne ich jemand, der das schafft.
Das ist halt mein Versprechen. Deshalb glaube ich, ist es
sicherlich ganz sinnvoll, mit mir in den Austausch zu kommen,
wir mal kurz zum Thema E Mail, was ist denn da alles so zu
beachten? Grundsätzlich habe ich ja selbst

(04:05):
in meiner eigenen Zeitarbeitskarriere jede Menge e
Mails gehabt erstellen lassen, wir hatten eine für den Standort
zum Beispiel, Wir hatten eine für Rechnungen, Wir hatten ein
Bewerber für Kandidaten. Wir hatten eine persönliche E
Mail, Wir hatten eine für alle Niederlassungsleiter.

(04:25):
Wir hatten die an alle gegangen,ist ja wo dann einfach eine
Rundmail dann raus gegangen ist und und und.
Diese Dinge müssen aber immer koordiniert werden und das Thema
ist es häufig. Ich skizzier einfach mal ein ein
Problem ja es gibt Führungswechsel, ein Disponent

(04:47):
wird zum Niederlassungsleiter. Und der nimmt natürlich seine E
Mail, seine persönliche E Mail mit ja und kommt dann jetzt
seine E Mails und dann drückt jemand nach oder wird die Stelle
neu besetzt, dann wird ein Disponent eingestellt oder
jemand anders übernimmt es mit der kriegt dann die
Verantwortung und der kriegt dann diese E Mails.

(05:08):
Aber jetzt mal Vorstellung dieser ist dann nicht mehr da,
verlässt das Unternehmen. Dann muss ich auch planen.
Wie gehe ich mit dieser E Mail Adresse um, wird die automatisch
weitergeleitet? Jetzt mal kurz zum Thema
Datenschutz, ja wie was das jetzt sein muss, wie der Ablauf

(05:30):
da ist seht mir nach bin ich kein Experte, lasst euch da
gerne beraten, da gibt es genügend Datenschutzexperten da
draußen die damit sicherlich auskennen so wie ich weiß darf
normalerweise meine E Mail Adresse gar nicht weitergeleitet
werden. Sondern muss eigentlich

(05:50):
stillgelegt werden. Aber das will natürlich kein
Unternehmer in keiner Niederlassung, weil da kommen
natürlich Anfragen rein und Mitarbeiter wenden sich da dran
und Kunden, und das ist ja eine E Mail Adresse, die
geschäftsinhalte hatte und da weiß ich nicht wie eigentlich

(06:10):
der richtige Ablauf ist. Wenn du sagst, ich habe davon
Ahnung, Daniel, lasst uns dann noch mal genauer hingehen.
Berechtigung wie das dann aussieht, wie man damit umgeht,
was man auch alles an Unterlagen, was man an
Formularen ausfüllen muss um dieE Mail sicher zu machen, was der
Mitarbeiter unterschreiben muss,wenn er so ein E Mail Postfach

(06:32):
bekommt, ja wie das da aussieht,was darf er eigentlich damit,
was darf er nicht? Wenn du da nicht berufen fühlst
und das Daniel, da bin ich echt im Thema.
Das ist genau mein Thema oder das ist meine Dienstleistung die
ich anbiete, dann gerne melden, sprechen war und dann schauen
wir, wie wir da vielleicht auch mal einen Podcast da zu machen,
um die Art noch mehr und besser noch professioneller zu

(06:56):
beleuchten. Ja, also das soll nicht meine
meine Kernkompetenz sein, ist auch nicht meine Kernkompetenz,
sondern generell mal sprechen wie diese Organisation aussieht,
was sie alles beachten müsst. Wenn ein Mitarbeiter
ausscheidet, wer kriegt die E Mail, wo gibt die hin?
Ja, kriegt derjenige der ausscheidet hat er noch andere
Weiterleitungen die da auch hingehen, weil wenn die E Mail

(07:17):
dann gelöscht wird ist die nichtmehr gibt, die läuft ins Leere
oder sagt da machen wir eh nichts mehr ja aber eine andere
E Mail wird noch an diese E Mailweitergeleitet, dann landet die
ja auch im Leeren weil die hätteja dann eigentlich an den
Nachfolger die Nachfolgerin gesendet werden müssen oder?
An die nächst höher, an den nächst höheren, der dann

(07:39):
Vorgesetzter dieser Person war, der müsste dann eigentlich diese
Infos, die E Mails auch weitergeleitet.
Deshalb empfehle ich euch grundsätzlich mal zu gucken,
welche E Mail Adressen habt ihr draußen, welche nutzt ihr, wir
sind da ja so einige eingefallenJobs, dann einzelne Standorte,
Rechnung, Abteilungen oder Niederlassungsleiter

(08:04):
Disponenten. Sachbearbeitung, Buchhaltung und
und, und. Da gibt es also verschiedene
Kategorien. Man gewisse E Mail Adressen auch
darunter sammelt. Da ist dann häufig auch so ein
neuer Mitarbeiter kommt ist auchso ein gängiges Prozedere.
Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen, er kriegt eine E
Mail Adresse, wird aber nicht direkt in die Verteiler
eingepflegt, das heißt empfehleneinfach Informationen.

(08:27):
Vielleicht auch im Onboarding Prozess.
Ja, wird nicht informiert wann die nächsten Events sind.
Ja was jetzt so stattfindet, ja ist vielleicht auch nicht in dem
Allgemeinen, in dem alle Add Verteiler drin, habt ihr
überhaupt so einen? Habt ihr schon mal darüber
nachgedacht, fügt ihr alle Mal einzeln ein, habt ihr da
vielleicht andere Systeme? Habt ihr ein System entwickelt,

(08:48):
was vielleicht noch besser ist? Was ich hier mal vorstellen kann
auch sehr gerne immer her damit,aber ihr müsst euch einfach
Bewusstsein, dass diese e Mails immer so.
Bei jedem jemanden landen müssenund wenn derjenige nicht mehr da
ist, auch im Urlaub ist. Ja wie werden diese
weitergeleitet? Ich kriege immer wieder so
Abwesenheitsnotizen, auch die pflegte die wie ist denn die

(09:10):
Vorgabe, wer macht das, Wer richtet das ein, ist das die IT
Abteilung, kann der Mitarbeiter das selber machen weiß der was
da drin stehen soll habt ihr eine Vorlage dafür, dass da auch
immer der Nachfolger die. Bestimmt wird, an wen wird das
weitergeleitet, wird das immer weitergeleitet oder steht diese
E Mail wird nicht weitergeleitet.
Ich melde mich nach meinem Urlaub ja steht das da drin?

(09:31):
Was ist denn bei einer wichtigenSache, dann müsste ja eigentlich
auch drin stehen okay in wichtigen Dingen melden sich
noch bei dem und dem ja oder schreibt man das rein und die E
Mail wird trotzdem weitergeleitet kann ja auch sein
ja aber ihr müsst eine Regel dafür haben in eurem Unternehmen
wie das aussieht mit Abwesenheitsnotizen.
Macht die jeder. Auch beim Handy wird die Mailbox

(09:51):
besprochen, dass derjenige nichtim Urlaub ist, darf der sein
Handy ausmachen, hier wird das weitergeleitet und und und.
Alles Dinge, die die Organisation betreffen und die
ihr einmal klären müsst, wenn die einmal das dauert, einmal
vielleicht eine halbe Stunde Stunde, aber wenn dieser Prozess
einmal steht, wer welche E Mail bekommt oder ganz viele Bewerber

(10:12):
kommen auf die Info e Mail Adresse muss dann die
Geschäftsleitung auch diese e Mail bekommen.
Ist es dann nötig oder leitet die dann immer weiter?
Nervt das vielleicht ist das Postfach, dann läuft über ja,
alle beschweren sich über Spam, aber machen wir uns nicht selber
dann auch Spam? Ja, weil will jeder, wenn der
Niederlassungsleiter nichts mit dem mit den Kandidaten zu tun

(10:33):
hat, warum bekommt er dann immerdie E Mail noch?
Ja also auch da mal zu gucken welche E Mail bekommt, wer ist
es auch so, dass zum Beispiel alle dann.
Die Info, dass das so weiter ist.
Es gibt ja immer so eine Weiterleitung.
Es gibt eine e Mail Adresse, dann schicke ich da etwas hin
und dann kommt das bei dieser E Mail an und dann gibt es eine
Weiterleitung. Ja und dann kann man das an eine

(10:55):
E Mail Adresse weiterleiten oderan 2 334 ja und da einfach mal
gucken, gibt es da vielleicht Tote enden?
Kommt da irgendwas an was exklusiv jemand bekommt und wenn
der Weg ist guckt gar keiner mehr drauf und dann kommen auf
einmal gar keine Anfragen mehr rein kommen gar keine Kandidaten
mehr rein, keine Bewerber nichts.
Wird sicherlich x Fach jeden Tagirgendwo in irgendeiner

(11:17):
Niederlassung gerade passieren und vielleicht auch in deiner
und deshalb schau da noch mal hin.
Ja, das sind wertvolle Kandidaten, das sind wertvolle
Anfragen die nicht kommen oder ein Standort, ihr habt einen
Standort gehabt, den habt ihr geschlossen, auch da müsst ihr
euch ein System überlegen, wer kriegt denn die ganzen e Mails,
welche sind denn sinnvoll? Ja kommt da noch irgendwas rein?

(11:40):
Wer nutzt denn auch welche E Mail auch da mal fragen ja und?
Werden die zentral nur angelegt,kann die nur jeder.
Kann die nur die IT anlegen, muss man das begründen, warum,
welche Sachen sind sinnvoll? Ja so eine Info ist ja
eigentlich immer info at ist ja so die Erste die man auch nutzt
wenn man auch e Mail links rausschickt.

(12:01):
Man kriegt diese Info, die findet man im Impressum und dann
hat man diese E Mail wer ruft die denn ab, wer bekommt die,
habt ihr vielleicht noch eine mit Impressum oder Post oder
Hello. At eure Domain.
Und da immer zu gucken und zu prüfen, schickt euch doch
einfach mal selber eine E Mail und schaut mal wer bekommt die

(12:21):
bekommt ihr die selber, wo geht die hin, wo landet was im Spam
auch immer wichtig ich habe das natürlich auch, ich verteile ja
auch ein paar E Mails und schreibe auch regelmäßigen paar
e Mails, dann kann es natürlich auch mal sein, dass man im Spam
er landet und da muss man auch gucken wie kommst du da wieder
raus, warum bist du da rein gekommen?

(12:41):
Was gibt es da? Wenn du so Newsletter verteilst,
auch da eine Empfehlung schafft euch da eine separate E Mail
Adresse zu, vielleicht auch eineseparate Domain ja also eine
andere e Mail Adresse damit die eure haupt e mail Adresse nicht
versaut. Ja weil wenn die einmal für Spam
ist, dann wird es ganz schwer dawieder rauszukommen ja also da
auch als Empfehlung wenn ihr regelmäßig mit rund Newslettern

(13:05):
und E Mailing und E Mail Marketing arbeiten möchtet,
solltet ihr euch über eine eigene Domain.
Ja, die Landingpage kann ja die Gleiche dann sein.
Das ist ja nicht das Thema, aberda kann man, da kann man das
weiterleiten, aber da müsst ihr halt schauen, dass sie darauf
achtet und immer guckt kommen die E Mails noch an, weil es ist

(13:26):
halt ganz schwierig zu merken, dass man e Mails nicht bekommt,
weil man weiß ja nicht was man hätte bekommen können.
Irgendwann wundert man sich so irgendwie. 2.
Dreimal ich habe überhaupt nichts mehr bekommen, das sind
ja wenig Kandidaten irgendwie sowenn du so den Eindruck hast
dann. Dann wird es mal Zeit zu prüfen,
ob vielleicht die Jobs at die Bewerbung at oder dein Standort

(13:48):
at, dass der gar nicht abgerufenwird, dass du das gar nicht mehr
erfährst oder was auch häufig passiert, dass 34 Leute halt die
gleichen Mails bekommen. Und ja, einer arbeitet dann ab
und alle anderen müssen die irgendwie löschen oder
weiterleiten oder leiten das doppelt weiter.
Das ist ja immer dann für die Person, die dann die E Mail
empfängt nicht so cool, wenn mandie doppelt bekommt.

(14:09):
Also da auch eine klare Strukturund Halt überlegen, wenn
derjenige im Urlaub ist. Wer bekommt danach diese E Mail
und so ein Urlaub glaubt mir denkann man planen ich weiß aber
man macht bis zum letzten Tag man will den Schreibtisch
aufräumen, man wird alles sauberhaben, man will den Clean Desk
haben und dann ach ja müssen E Mail Abwesenheit machen und da

(14:30):
mal gucken und dann geht halt mal was durch aber geht mal was
durch eine Woche 2 keine Anfragen weitergeleitet zu
bekommen. Nicht zu wissen, was jetzt
gerade da passiert. Der Kunde bekommt keine
Rückmeldung, dann sind wir mal ehrlich, wenn der Kunde keine
Rückmeldung bekommt, ob er Personal von euch gestellt
bekommen kann, dann ruft er weiter an, dann meldet er sich

(14:50):
beim nächsten bis einer ihm Bescheid sagt Ja kannst du haben
oder kannst nicht haben ekf Finanz Frankfurt Ihr Partner für
smarte Finanzlösungen in der Zeitarbeit weniger Risiko, mehr
Liquidität mit Factoring. Mehr Infos auf
www.ekffrankfurt.de oder einer zieht den Auftrag und hält ihn

(15:11):
dann. Also Auftrag ziehen ist halt
auch immer so eine Sache, wenn du gar keinen hast.
Ja klar kann kann sie immer was tun, aber du kannst natürlich
auch damit dir den Ruf und dein Image deiner Firma kaputt
machen, wenn du dann nicht lieferst.
Ja wenn du den Auftrag ziehst, musst du dir auch sicher sein,
dass du auch den Auftrag abdecken kannst, dass du das
Hinkriegst. Gibt immer Dinge, die wir nicht

(15:33):
beeinflussen können und. Aber gerade im Bereich der
Kandidaten kann es ja häufiger mal sein, dass man da doch dann
auf einmal enttäuscht wird, stehen gelassen wird und der
Mitarbeiter doch nicht kommt, weil irgendwo wieder ein Bruch.
Ich habe schon das Thema Ghosting angesprochen, dass das
irgendwo dann ein Thema ist. Deshalb da bei der Organisation

(15:53):
genau hingucken, auch die E MailSignatur, ich sehe immer wieder,
dann gibt es gar keine E Mail Signatur, die sieht anders aus,
der eine findet das nicht gut, er hat sich dann selber noch mal
geändert. Ja, kümmert euch bitte um die E
Mail Signatur oder habt ihr eineit Abteilung, dann muss die das
machen, aber es gehört zum gutenTon.
Ich schicke eine e Mail raus, dann muss doch deine

(16:15):
Telefonnummer unten drin sein, idealerweise auch eine
Handynummer und die Funktion werist das überhaupt?
Die Anschrift, ja vielleicht derLink zu den AG BS und und da
gibt es ja auch Regelungen auch da, denn ich weiß nicht was
alles in einer E Mail Signatur drin sein muss ja.
Ob da der Gerichtsstand drin sein muss, ob die AG BS da
verlinkt werden müssen? Ja gerne, wenn du das weißt, was

(16:40):
alles in so einer E Mail drin stehen muss, was verpflichtend
ist, was vielleicht auch nicht und wie man das vielleicht auch
lösen kann sehr sehr gerne meldeich gerne bei mir, also das wäre
zu gucken, ordentliche Signaturen und nicht nur am PC
sondern auch am Handy. Ja, Ihr Dreh legt eine neue E
Mail Adresse an, dann muss auch direkt die Signatur gemacht

(17:01):
werden. Wenn das eine it Abteilung macht
jemand anders ihr macht das für jemanden, denkt bitte direkt da
mit dran, die Signatur muss auchgemacht werden, sonst baut er
sich nachher eine eigene und dann sieht es wieder aus.
Wir hatten immer mit Schrägstrichen gearbeitet, dann
hat irgendeiner neu dann auf einmal mit Punkten gearbeitet,
hat dann immer 0179.466 Punkt. Und da habe ich auch gedacht,

(17:25):
was ist das denn, du kannst ja gar nicht eingeben, also auch da
überlegen, wenn ich da drauf klicke, werde ich ja in der
Regel macht mein Telefon sich auf und will denjenigen anrufen
oder will ihnen eine E Mail schicken, ja ist ja auch
sinnvoll, wenn ich da eine Formatierung habe, die nicht
funktioniert mit plus 49 oder mit dem Strichen oder 0049 oder
nicht für 0049 und danach eine 0oder bei der Vorwahl der

(17:48):
Handynummer oder der normalen Telefonnummer. 0.
Weglassen, 0 reinmachen. Da müsst ihr auch festlegen, wie
es funktioniert und da auch wie immer, wie ich euch den Tipp
gebe, probiert es bitte selber aus, testet eure E Mails, testet
die Funktion, testet die Links die drin sind, kostet nicht viel

(18:12):
Zeit, einfach nur mal machen undzwischendurch auch mal testen,
weil es kann sich auch was verändern.
Meine Homepage hat sich zum Beispiel auch mal verändert und
dann war auf einmal der Clubmonat nicht erreichbar.
Weil ich die Domain irgendwie hat sich verändert.
Die Beschreibung habe ich glaubeich irgendwann mal geändert,
gefiel mir nicht mehr und auf einmal waren alle Links, die ich
draußen hatte, immer noch auf der alten und dann gibt es ja
Tools, weiß gar nicht wie die heißen, finde ich das jetzt hier

(18:37):
gerade bigwall ja genau, also Bigwall zum Beispiel gibt es, da
kann man links einfach weiterleiten, ja oder ein Call
to Action dann dahinter legen, ja, dass ihr diese E Mail
Adresse an eine andere. Also diese Domain, diese Adresse
an eine andere Adresse weiterleitet, dass quasi keine
Fehlermeldung kommt, sondern derautomatisch.
Wenn ich habe der neue Liebe Zeiter bei Club zum Beispiel

(19:00):
habe ich dann immer entschieden,den gibt es ja schon ein paar
Jahre, da lassen wir jetzt mal neuweg ja war doof, weil die
ganzen Links dahin nicht mehr funktioniert haben auf einen
dann habe ich aber eine Weiterleitung auf die neue
Domain gemacht und dann ist alles gut, wenn einer noch den
alten Link hat und darüber sich anmeldet.
Dann kommt er automatisch auf die neue Seite.
So ist das halt dann gehandelt, also dass ihr guckt, dass ihr

(19:24):
keine Toten e Mails habt, ja, dass da nicht irgendwelche E
Mail Adressen ins Leere laufen, dann noch mal überlegen,
brauchen wir die alle noch, weilweniger ist manchmal mehr weil
ich kenne das auch, da kriegst du über 23 e Mail Adressen auf
einmal den gleichen Inhalt und das ist immer ärgerlich und auch
anstrengend das dann löschen istalles unnütze Zeit.

(19:45):
Ich kenne mittlerweile auch Agenturen, die sich darum
kümmern das E Mail Postfach aufzuräumen, das automatisch
kommt. Eine e Mail rein, der sortiert
das sofort, da gibt es gewisse Regeln, jetzt schon könnt ihr
schon regeln machen, da braucht ihr gar keine KI dazu, da kann
euer Outlook an Regeln folgen. Ja und wenn diese Regeln
eintreffen, dann wird eine E Mail irgendwohin verschoben,

(20:06):
wird irgendwas mit der gemacht, gelöscht, weitergeleitet, ins
Spam gepackt oder als priorisiert kennzeichnet.
Wird dann direkt geöffnet oder noch an jemand anders
weitergeleitet? Da gibt es so viele
Möglichkeiten, aber ihr müsst eseinmal einstellen und es auch
kein Hexenwerk, aber man muss esmachen und wenn es nicht selber
machen wollte, wenn ihr da Beratung wollt, dann meldet euch

(20:27):
gerne bei mir, dann finde ich daauch eine Lösung, entweder ich
vermittle euch jemanden der das macht oder ich gucke, dass ich
das selber vielleicht mit dem Falco dann zusammen auch mache,
dass wir da euch unterstützen jaalso mehr als anbieten kann ich
es ja nicht, also da. Richtig, auch die
Telefonnummern. Also jetzt nicht nur E Mails

(20:47):
funktionieren die was auch mit den Telefonnummern funktionieren
die denn ja passt. Das ist da auch vielleicht mal
eine wegbeschreibung dabei. In der Signatur ist da die
Adresse mit dabei ist da vielleicht mal der Hinweis
dabei, diese Mail muss vielleicht nicht immer
ausgedruckt werden oder prüft mal bevor ihr Ausdruckt ob ihr
das noch so braucht, weil ich sehe ganz viel, dass E Mails

(21:08):
ausgedruckt werden. Obwohl das gar nicht nötig ist.
Man kann auch in digitaler Form sehr gut mit den mit den Daten
arbeiten und muss es nicht immerin Papierform haben.
Aber es gibt einige Dinge hier, auch den den Podcast demnächst
mit Ingrid Hofmann habe ich mir auch, damit ich nicht vergessen,
schon mal was ausgedruckt, dann will ich dann auch im Zug noch
mal mir das angucken kann und vielleicht noch was markieren

(21:30):
kann, da ist auch manchmal denken auf Papier bei mir, aber
ansonsten gibt es sehr viele Prozesse die man nicht, die kann
man am Rechner machen, die kann man am Bildschirm machen, die
muss man nicht in der. Haptisch haben in Papierform,
sondern da könnt ihr auch mal den die Bäume schonen und das
dann nicht ausdrucken. Aber auch dafür macht es Sinn
Regeln zu finden. Komme ich dann da dran auch so

(21:53):
eine Serverstruktur, die ganzen Ordner wie das da alles so über
die Jahre was da an Ordnern entstanden ist.
Jeder hat eine andere Ablage, jeder macht das anders und wir
haben natürlich ein paar Wechselauch in der Zeitarbeit, da kommt
jemand von einem anderen Unternehmen der kennt das Halt
anders. Und er möchte das idealerweise
so haben, wie das in der alten Firma war, weil das ist ja
gewohnt, und wenn da Veränderungen sind, das findet

(22:15):
er nicht cool, mag er nicht männlich wie weiblich, auch da
noch mal differenzieren, also das können wir nicht,
differenzieren ist genauso ja auch da, mal gucken, ist das
alles sinnvoll, was wir machen oder auch nicht, auch damit Sinn
und Verstand selbst mal vielleicht von außen drauf
gucken und denken. Das könnten wir doch irgendwie

(22:36):
einfacher machen. Da können wir doch einen Step
und sparen, weil jeder Step den ihr spart bei der
Digitalisierung, Automatisierung, die Hilfsmittel
dazu sind, war das immer Zeit, aber ihr müsst natürlich auch
gucken, was mache ich mit der Zeit, ja auch da gibt 1000
Ideen, aber wir können nicht immer als Führungskraft davon
ausgehen, dass unser Mitarbeiterdirekt weiß, was er mit seiner

(22:57):
neuen Zeit, die jetzt gerade gewonnen hat, er nicht belegt
hat, was er damit macht. Vielleicht lohnt es sich gar
nicht, dann nach Hause zu fahren, sondern der bleibt dann
noch da und macht das noch, weiler noch einen Folgetermin hat
oder so. Aber ihr müsst einfach mal
gucken, wie könnt ihr Lehrzeitenauch sinnvoll besetzen und da
muss man Ideen liefern, muss manvorher darüber sprechen, auch

(23:19):
wenn darüber gesprochen wurde, ist es auch sinnvoll, weil
ansonsten der Mitarbeiter auch Angst hat, jeden Tag hat er 2
Stunden Leerlauf und legt die irgendwie tot und.
Und möchte halt nicht, dass jemand anders das erfährt, dass
er da eigentlich Leerlauf hat, weil dann wäre er vielleicht
überflüssig. Ja, jetzt in 2 Stunden wo ich
Leerlauf habe, beim nächsten Mal34 und so eine Frage der Zeit
bis mein Chef das mitkriegt, meine Chefin und dann schmeißt

(23:40):
die mich raus, diese Sorge ist da und der müssen wir auch
entgegenwirken, indem wir einfach auch diese Zeiten, die
ihr nicht die die frei werden durch KI, durch Automatisierung,
durch Verbesserung, durch bessere Prozesse, wie man die
auch sinnvoll einsetzt und. Und als Chef könnte nicht
einfach davon ausgehen. Dein Mitarbeiter weiß, was er

(24:01):
dann macht. Natürlich klar, ihr Vertrieb und
Recruiting, das sind ja wohl diebeiden Dinge natürlich, wenn er
da Zeit hat, dann soll er das machen, nee, manchmal will er
das gar nicht, manchmal hat er gar nicht die Luft dafür,
manchmal ist die falsche Zeit auch dafür und jeder sich in die
Hände, wenn er vertrieb machen soll oder Recruiting machen

(24:21):
soll, also da muss man auch hingucken, ich guck mal gerade.
Wenn Mitarbeiter ausscheiden, darauf an, wer ruft ab?
Genau also das kann man ganz klar festlegen, dass einmal eine
Excel Tabelle wo ihr das einträgt und dann wisst ihr
welche E Mail an wen weitergeleitet wird, wer das
bekommt wo das abgeworfen wird, da spricht man immer von
abwerfen, das Gleiche natürlich auch bei der Telefonanlage,

(24:45):
Durchwahl gibt es die noch, ja was kriegt da der Kunde
angezeigt? Wenn er die falsche Durchwahl
hat und dann heißt es, es gibt es nicht mehr, ist nicht mehr
vorhanden. Auch bei Handynummern.
Wenn ich immer mitbekomme, irgendwelche Handynummern sich
wechseln, auch da finde ich, gibt es sicherlich auch
Möglichkeiten, dass professioneller, sinnvoller,
hochwertiger auch zu kommunizieren und da auch eine

(25:08):
gute Lösung zu finden, was macheich mit den alten Nummern, wie
gehe ich mit den alten Handys umund und und sind alles Dinge,
die so ein bisschen in die Organisation auch einfließen und
machen natürlich auch. Eine Firma und ein
Arbeitsverhältnis zu einem Erlebnis oder so eine
Katastrophe. Auch das kann halt sein.
Deshalb bringt da Struktur und Ordnung rein, das zeigt die

(25:30):
Mitarbeiter gerade am Anfang, dass ihr einen Plan habt, ja,
dass ihr eine ordentliche, seriöse Zeitarbeitsfirma seid,
die einen Plan hat, die eine Struktur hat, die einen roten
Faden haben, der Einstellungsprozess läuft so und
auch da könnt ihr euch helfen. Chat gbt ihr könnt eine
Checkliste machen und und da gibt es genügend Möglichkeiten.
Was die E Mails angeht, die Natur, Weiterleitung,

(25:54):
Abwesenheit, Standorte, das ist natürlich auch von Standort zu
Standort unterschiedlich, aber eigentlich, warum ist es
unterschiedlich was denn mal wenn jemand in einem anderen
Standort aushilft weißt du dann Bescheid wie die Prozesse sind,
habt ihr einen eigenen Prozess wieder für Eure für einen
Standort der nur bei euch benutzt wird?

(26:15):
All das muss man wissen. Ja, geht es einfach mal durch,
guckt mal, guckt auch mal auf dem Server.
Was sind denn da für Daten, wenndie vielleicht doppelt erfasst?
Ja, wie arbeiten wir da? Auch ein wichtiges spannendes
Thema, Wir waren ganz überraschtoder auch die Kollegen waren
ganz ganz überrascht, was überhaupt da für Ordner
entstehen oder entstanden sind und was da noch drin ist und wer

(26:36):
da was ablegt und wenn nicht, also das ist immer auch sinnvoll
da mal genauer hinzugucken und das ganze e Mail technisch
besser bearbeiten. Bei wie wir schreiben, gibt es
ja mittlerweile auch den Co Piloten der helfen kann, obwohl
ich da finde. Das ist eher so kurz und knapp
gehalten. Die Sachen die bei Jet Gbt
rauskommen sind etwas umfangreicher und finde ich
etwas schöner, ist zwar mal copyand paste, das habe ich

(26:59):
natürlich wenn ich da Co Pilot nutze und das integriert ist
richtig eingestellt, kann das natürlich auch eine schnelle
Hilfe sein, ohne dass ich copy and paste wieder machen muss,
das kostet natürlich auch dann Zeit oder dass eine feste
Schnittstelle zu Jet Gbt zum Beispiel.
Und dann tauscht du darüber überden Token dann nachher.
Wir hatten aus okay ich will heute gar nicht so lang werden,

(27:21):
das war mir noch mal wichtig, wenn du Beratung Unterstützung
brauchst, melde dich gerne, freue ich mich sehr, mit dir ins
Gespräch zu kommen. Ja, suchte ich einfach mal ein
mein Kalender Link wirst du auf der Homepage finden oder auch
unten in der Beschreibung und ja, vielleicht ein bisschen
kürze bereit für Zeitarbeit wir hören und sehen uns der Podcast
wurde unterstützt von Hr for You, ihrer Hr Software und.

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