Zes uur aan werk bespaard

Bij veel bedrijven waar ik kom, hebben mensen het écht druk: overvolle inboxen, talloze vergaderingen en meerdere projecten die tegelijk lopen. Juist dan vind ik het een mooie uitdaging om op zoek te gaan naar winstpakkers — taken of processen die slimmer, sneller of efficiënter kunnen. En die zijn er eigenlijk altijd. In negen van de tien gevallen blijken vergaderingen de grootste tijdvreters te zijn. In deze aflevering deel ik, Max Ohlenschlager, een simpele tip die ik onlangs gaf en waarmee direct 6 uur werk per maand werd bespaard.

Mentor Max biedt training en coaching in time management. 

Heb je een overvolle agenda, veel aan je hoofd en wil je meer voldoening uit je werkdag halen? 

Ontdek wat Mentor Max voor jou kan betekenen op www.mentormax.nl voor meer inspiratie.

Benieuwd of een training of coaching bij je past? 

Plan een vrijblijvende online kennismaking via https://mentormax.nl/contact/

Episode Transcript

(00:00):
Hai welkom bij Demental Max Podcast.
Mijn naam is marxode slager. Leuk dat je luistert.
Soms kom ik bij bedrijven waar vooraf heel duidelijk wordt
gecommuniceerd dat ze het echt druk hebben.
Ik merk dat tijdens de Voorbespreking, ik merk het ook
aan de vragenlijsten die deelnemers invullen.

(00:22):
Ze moeten hun aandacht verdelen over allerlei processen.
Ze hebben een bomvolle inbox, zehebben te weinig tijd, ze hebben
last van werkstress en Er zijn ook heel veel moetjes.
Ze moeten de telefoon opnemen. Ze moeten reageren op email.
En. Ja, het lijkt dan wel alsof er
nergens ruimte voor is, geen ruimte om tijd te nemen voor

(00:44):
jezelf geen ruimte om dingen op een andere manier te organiseren
en dat vind ik altijd de leukstetrainingen op te geven.
Waarom? Omdat ik dan word uitgedaagd.
Ik ben altijd op zoek naar die winst pakkers.
Ik ben altijd op zoek naar het optimaliseren van bepaalde
processen. En de afgelopen maand heb ik een

(01:06):
paar keer een training gegeven waarbij het me opviel dat Mensen
veel tijd besteden aan een bepaald onderdeel en dat ik daar
een veel efficientere oplossing voor had namelijk.
Notulen Mensen besteden veel tijd aan vergaderen, maar die
vergaderingen leiden ook tot hetmaken van notulen.
En daar wringt vaak de schoen, want.

(01:30):
Iemand moet de notulen maken en dat kost tijd.
Je moet naar je aantekeningen kijken.
Soms wordt de vergadering opgenomen, Je moet terug worden
geluisterd of terug worden gekeken en moet de notulen
gemaakt worden. Die moeten rondgestuurd worden.
Mensen moeten de notulen lezen. Ze moeten zien wat er
interessant is. Ze zien welke acties er voor hen

(01:51):
in staan. Mensen moeten vervolgens die
acties doen en tijdens de daaropvolgende vergadering komen
ze daar op terug, hè? Dan worden de notulen van de
vorige vergadering nog eens eventjes ingebracht.
Het blijkt dan dat Mensen de notulen niet hebben gelezen.
Dan wordt de vergadering nog eens even dunnetjes overgedaan.
Kortom, Dit is allemaal verspilde tijd en Energy en dat

(02:15):
kan veel efficiënter. En Als ik dan de vraag stel
leest Iedereen de notulen, dan zijn er altijd wel een paar
Mensen In de zaal die beginnen te lachen.
Dan kan ik al meteen de conclusie trekken, niet dus.
Als niet Iedereen de notulen leest, is het dan wel de moeite
waard om zoveel tijd te steken in het schrijven van die
notulen? Tijdens een training die ik gaf,

(02:37):
vroeg ik ook aan die persoon, hoelang heb je nodig om die
notulen te maken en die persoon die zei 1,5 uur?
Wow. Als je elke week vergadert?
En, je hebt 1,5 uur tijd nodig om nooddoelen te maken.
Nou Laten we even voor het gemakzeggen, 4 keer 1,5 uur, Dat is 6
uur, dus dan ben je per maand 6 uur kwijt aan het schrijven van

(03:01):
notulen, die waarschijnlijk Niemand of niet Iedereen leest.
En wat is daar dan het rendementvan?
Kijk, bij sommige bedrijven moeten er gewoon echt notulen
gemaakt worden, maar bij de meeste bedrijven waar je kom.
Kun je prima volstaan met een actielijst?
Ja, Waarom maken we eigenlijk noodhulp Omdat Mensen willen

(03:25):
teruglezen wat Er is afgesproken?
Als je de vergadering niet hebt bijgewoond?
Eigenlijk is dat het het meest belangrijke argument.
Je maakt notulen voor Mensen diede vergadering niet hebben
bijgewoond. Nou.
Maar goed, Waarom hebben Mensen een vergadering niet bijgewoond
Omdat ze het te druk hadden voordie vergadering of ze waren
ziek? En als ze weer terug gaan aan

(03:46):
het werk, dan hebben ze zo'n bergwerk en zoveel e mails dat
ze daar hun tijd en Energy in moeten steken.
En Ik denk dat je dan heel weinig tijd overhoudt om ook nog
eens even die notulen te lezen. Dus mijn advies zou zijn erop
die notulen en maak gewoon een actielijst een actielijst waarin
staat, wie doet wat, wanneer, wanneer zetten we het op de

(04:09):
actielijst en wanneer kunnen we het afvinken?
En wat is een deadline? En die actielijst verhuist mee
met de vergadering, dus de volgende vergadering ga je niet
de notulen erbij pakken? Nee, je kijkt gewoon naar de
actielijst. Jij zou vorige week dit doen, is
dat gedaan? Top is het nog niet gedaan,
Waarom niet? Heb je nog iets nodig?

(04:31):
Zit je nog ergens op te wachten?Goed, we Laten hem staan op de
actielijst, dit scheelt zoveel tijd.
Mensen hoeven niet in noodunnen te zoeken naar acties die voor
hen zijn bepaald. Je hebt gewoon één lijstje, één
to do lijstje voor alle teamleden en de voorzitter of de
gespreksleider kan heel makkelijk dat lijstje erbij
pakken en kan Iedereen accountable houden voor wat er

(04:55):
op de actielijst staat. Dit is zo voor efficiënter dan
notulen maken en er zullen vast bedrijven zijn en Misschien werk
je ook bij zon bedrijf waarbij het gewoon echt super belangrijk
is dat er noodhulp worden gemaakt.
Nou, OK, dat zal allemaal wel. Maar als jij dit hoort en je
denkt, ja, Wij zijn ook gewoon veel tijd kwijt aan notulen.

(05:16):
Niemand heeft zin om die notulente maken.
Dit stellen we altijd uit tot het laatste moment niet Iedereen
leest die notulen en we merken dat we tijdens die vergadering
de notulen van de vorige keer. Weer allemaal aan het doornemen
zijn, hè? Dan pakken we die er even bij.
En dan gaan Mensen bij de hand opmerkingen maken.
En ja, wat je gewoon niet wil, is dat dat je dan de vorige

(05:37):
vergadering nog eens even dunnetjes over doet, Omdat
Mensen gewoon een huiswerk niet hebben gedaan.
Dat werkt gewoon niet. Ik zou dan echt zeggen, drop
lekker die notulen en ga werken met een actielijst.
Dit scheelt zo veel tijd. En wat ik al eerder zei, het kan
je als zeker Als je elke week notulen maakt en je bent er
aardig wat tijd aan kwijt. Het scheelt je gewoon uren per
maand en het scheelt je gewoon dagen op jaarbasis en die tijd

(06:02):
kan je weer besteden aan andere zaken.
Dus Er is altijd wel voor mij een proces of een energievreter
waar je gewoon korte metten mee kan maken.
En 9 van de 10 keer kun je gewoon winst pakken Als het gaat
om vergaderingen. Goed tot zover.

(06:23):
Ik wens je een fijne dag. Ik wens je een fijne werkweek
Zonder al te veel vergaderingen en succes met die actielijst.