February 23, 2024 • 18 mins
I denne episoden av ProsessPodden, blir Thomas og Marie fra ProsessPilotenes prosjektkontor med Frode Stenstrøm for å diskutere nøkkelelementene for suksess i prosjektledelse. Hva kan du gjøre som kunde til å bidra til at dine prosjekter lykkes oftere?
De dekker en rekke emner fra risikofaktorer til kundens rolle, og fra prosjektinitiering til etter fullføring, gir de praktiske råd basert på deres kombinerte erfaring i kunderelasjonsledelse og prosjektledelse.
Spesifikke fokusområder inkluderer å definere klare prosjektmål, sikre ledelsesmessig buy-in, håndtere forventninger og omfang, og kontinuerlig forbedring etter prosjektets slutt.
ProsessPodden legger vekt på viktigheten av samarbeidende team, iterativt arbeid og kundeengasjement for å oppnå prosjektmål.
ProsessPodden avsluttes med at Frode inviterer lyttere til å engasjere seg mer med ProsessPilotene gjennom deres nettsted og YouTube-kanal, og til å kontakte ham med tilbakemeldinger eller for fremtidige intervjumuligheter.
Kontakt info:
- PMO Leder Marie Andersson (LinkedIn)
- Prosjektleder Thomas Stene (LinkedIn)
- Programleder Frode Stenstrøm (LinkedIn)
Mark as Played
Transcript
Episode Transcript
Available transcripts are automatically generated. Complete accuracy is not guaranteed.
Frode Stenstrøm (00:00):
I dag har jeg fått med meg Thomas og Marie fra ProsessPilotenes
(00:03):
prosjektkontor inn til studio.
Jeg har utfordret dem til å gi osslitt råd på hvordan prosjekter faktisk
kan lykkes, hvilke risikofaktorer børman være oppmerksom på, og hvordan kan
for eksempel du som kunde være med ogbidra til at man faktisk får en større
suksess med de prosjektene du tar på deg.
Mitt navn er Frode Stenstrøm,og dette er ProsessPodden.
(00:26):
Og jeg sa at jeg hadde medThomas og Marie, så jeg ønsker
deg og Marie velkommen hit.
Hvem er du, og hva er ditt forholdtil det å lykkes i prosjekter?
Marie Andersson (00:34):
Takk så mye, takk for at jeg fikk komme.
Jeg heter Marie Andersson og jobber idag som både prosjektleder og leder for
vårt prosjektkontor i ProsessPilotene.
Jeg har jobbet 15 år med CRM, der fremstforbedring og utvikling av kundrelasjoner
har vært det jeg har jobbet med.
Og jeg har både vært på kundsidan og nåsom konsulent hvilket gjør at jeg har
(00:58):
opplevd hvor viktig det er med et godtsamarbeid mellom kund og leverandør
og jeg tror at det er en suksessfaktor
Frode Stenstrøm (01:06):
Så spennende.
Thomas, velkommen til deg også!
Hvem er du og hva er dittforhold til tematikken?
Thomas Stene (01:14):
Jo, takk for det.
Jeg heter Thomas Stene og erprosjektleder i ProsessPilotene.
Jeg har de siste 20 årene hattgleden av å jobbe med kunder som har
veldig forskjellige forutsetningerbåde for å lykkes og mislykkes.
Og det her med suksesskriterier, dethenger jo tett sammen med risiko.
Og i jobben som prosjektleder såsynes jeg det her er spennende å
(01:35):
kunne jobbe proaktivt med dette.
Frode Stenstrøm (01:38):
Takk og velkommen til dere begge to.
Det første temaet er jo hvordan kan vårekunder bidra til at prosjektet lykkes.
Og hva er deres beste tips, Marie?
Marie Andersson (01:48):
Ja, jeg har lyst å løfte frem prosjekteier
som en sentral suksessfaktor.
Vi som leverandør, vi vil at kunden såklart skal kjenne at man har fått noe
ut av prosjektet, at man nådde de dergevinstene som prosjektet satte seg.
Så vår erfarenhet sier at de kundersom opplever det, det er de som
(02:12):
har gjerne hatt en sterk og tydeligengasjeret prosjekteiere med prosjektet.
Så først og fremst skal joprosjekteieren være ansvarlig for å
nå prosjektets mål og styre mot dem.
Frode Stenstrøm (02:23):
Hvordan kan kundene bidra til suksess før
prosjektet i hele tatt har begynt?
Thomas Stene (02:27):
Ja, før prosjektet starter så er det viktig å få etablert et
business case og reflektere over hvorforskal man gjennomføre prosjektet, hvilke
prosesser er det man ønsker å forbedre,hvilke gevinster vil man oppnå, har vi
noe som er enkelt å få til som gir godverdi, hvilke mål vil man oppnå og har
man da noen KPIer eller måleparametrefor å følge opp at man når målene.
(02:53):
Så handler det om å forankre businesscase, og forankring det går det
nesten ikke an å gjøre for mye av.
Våre prosjekter innebærer ofte at manskal endre eller lage nye prosesser
for hvordan personen jobber, ogdet er mye endringsledelse i dette.
Så den forankringen bidrar tilå skape motivasjon og hjelpe
(03:14):
organisasjonen med å tilpasse segendringen som følger av prosjektet.
Frode Stenstrøm (03:18):
Hva er deres beste tips, Marie, til hvordan
en kunde bør organisere seg?
Marie Andersson (03:23):
Våre beste prosjekter er der kunden og leverandøren klarer
å samarbeide godt og finne utfyllenderoller for å skape et godt leveransteam.
Så det med å virkelig sette sammen etteam med riktig kompetanse, med god
prosessforståelse for hva som skalimplementeres, og virkelig tenke gjennom
(03:45):
å finne de riktige nøkkelpersoneneman har behov for, er det første.
Sen bør man også etablereen styringsgruppe.
Som kan ta del av prosjektet og tabeslut under veien og støtte opp.
Og de bør også ha rettsammensetning av folk.
Og så kanskje man også redan før startbør fundere litt på hvilke ambassadører
(04:08):
man har ute i organisasjonen.
Hitta de der individerne som brinner littekstra for det som prosjektet skal oppnå.
For å få dem med på resen,og få dem med til å bidra.
Så det å skape en vi-kultur med litthøyd under taket, der man kan ta gode
diskusjoner og dele informasjon og jobbeeffektivt ihop, der man både som kund og
(04:34):
leverantør til slutt kan være stolt avsitt slutprodukt, det har vi jo tro på da.
Frode Stenstrøm (04:38):
Så hvis jeg leser dere riktig, så er det spesielt tips
her oppsummert at dere før prosjektetbegynner får etablert hvorfor og
bakgrunnen, Thomas, for en styringsgruppe.
Og ikke minst en prosjekteiersom driver prosessen.
Thomas Stene (04:52):
Det er en god start hvertfall
Frode Stenstrøm (04:54):
Hvis vi går videre til overgangen fra prosjektets
start, at det har blitt vedtatt,og styringsgruppen har sagt go, til
at vi har en gjennomføringsfase.
Marie, hva mener du er gode tips for åkunne få en god oppstart på prosjektet?
Marie Andersson (05:07):
Ja, vi starter jo gjerne våre prosjekt med en
kick-off, og kick-offen er en formellmarkering av at prosjektet er i gang.
Veldig effektiv metod for å få oppstart avet prosjekt og for å føre alle individer
til sammen som skal jobbe ihop sammen.
Det vi ser er at når vi kjørerkick-off på vårt prosjekt, så er
(05:32):
det mest effektivt og best at kundenselv presenterer prosjektet, og
bakgrunnen til prosjektet, og framforalt hvorfor det skal gjennomføres.
Det er viktig å sikre at alle forstårbakgrunnen med nåværende utfordringer,
og det er større bilden hva manvil oppnå, og det er målene igjen.
Dette gjør absolutt best av kunden selv,og gjerne prosjekteier til prosjektet.
Thomas Stene (05:55):
Kan jeg legge til en sak om kickoffen?
For å sørge for at alle tar eierskaptil det å samarbeide godt, så lar vi
ofte prosjektgruppen selv reflektere ogetablere prinsipper for godt samarbeid.
Det er i hvert fall et tips som vi kananbefale for å gi prosjektet en god start.
Frode Stenstrøm (06:12):
Og hvis jeg har lov til å supplere med en av mine egne erfaringer,
så er det sånn at alle bedrifter og kulturhar jo forskjellige måter man samhandler
på, og hvordan man kommuniserer.
Noen har jo veldig mye styringvia mail, noen bruker Teams, noen
bruker post-it-lapper, at man i dendialogen har blitt snakket sammen
om hvordan man skal samarbeide.
(06:32):
Vi nordmenn synes jeg ofte hopperover det der, ja men skal vi ikke bare
begynne å jobbe, altså glemmer vi atdet er, vi glemmer at det er mennesker
som skal lære hverandre å kjenne da.
Thomas Stene (06:41):
Ja, ofte så blir det nedprioritert rett og slett.
Frode Stenstrøm (06:44):
Jeg har sett prosjekter hvor man har brukt nesten en måned bare
på den første fasen, men da hvis manskal jobbe sammen i tre år så er det
faktisk det er ikke så mye tid, detgir en helt annen reise i den veien da
Thomas Stene (06:56):
Jeg tenker selv om man skal jobbe som bare et halvt
år, så gir det veldig god verdi åta den investeringen innledningsvis.
Frode Stenstrøm (07:02):
Og snakke om forventningene til hverandre i
kommunikasjonen, rett og slettNå har vi snakket litt om hvordan
kundene kan bidra til å få en veldiggod prosjektoppstart, men Thomas,
hva bør kundene gjøre underveis iprosjektet for å få et bedre resultat?
Thomas Stene (07:20):
Ja, for nye implementeringsprosjekter så anbefaler
vi ofte en trinnvis tilnærming,der man først etablerer en såkalt
MVP, eller most viable product, somi prinsipp er en minimumsløsning.
Og poenget da, det er at kundensprosjekteier tar ansvar for å
definere denne MVP'en innom åpeke på det man primært trenger
(07:43):
for å komme i gang med løsningen.
Frode Stenstrøm (07:45):
Der kom jo denne knytningen til som Marie
du hadde på eierskap hos kunden.
Men hvorfor gjør man det, Thomas?
Thomas Stene (07:54):
Ja, poenget er at dets raskere man kommer i gang og får
erfaring med løsningen, desto raskerefår man bedre kvalitet på å ønske
mål for veien videre også, i stedetfor å potensielt brenne krutt på noe
som viser seg å være mindre viktig.
Frode Stenstrøm (08:08):
Marie hvilke andre bidrag bør kunden komme med
gjennom prosjektets innføring?
Marie Andersson (08:14):
Det er viktig at kunden så tidig som mulig tar
ansvar til kravene som vi bruker åbeskrive som brukerhistorier, og at
man definerer de akseptanskriterienefor hva som skal etableres.
Så det å være en god bestillerog kan definere gode krav, det
hjelper oss veldig som leverandør.
Frode Stenstrøm (08:36):
Thomas?
Thomas Stene (08:37):
Ja, jeg støtter den, Marie.
Så kan jeg legge til det med at kundenmå også avsette tilstrekkelig tid til
å være med og teste og godkjenne detrinnevis leveransene som vi snakker om.
Og desto tidligere vi får oppdagetting som ikke er sånn forventet,
desto lettere kan vi også justere.
Marie Andersson (08:55):
Ja, vi gjennomfører jo gjerne retrospektiv under veien i
prosjektet, og retrospektiv er jo at manlærer av sine erfarenheter man har gjort
seg så langt, og tilpasser det til nesteperiode, så det hjelper veldig om man som
kunde er engasjeret i det, og kan kommemed gode konstruktive tilbakemeldinger
(09:17):
på hvordan vi som team kan bli bedre.
Og så tenker jeg også det med å tidligvære ute og planlegge for hvordan man
skal introdusere løsningen til brukerne.
Bra å legge en god plan, for det har vikanskje ikke pratet så mye om til nå.
Frode Stenstrøm (09:32):
En brukeradopsjon?
Marie Andersson (09:34):
Brukeradoption, ja.
Ja.
Frode Stenstrøm (09:35):
Hvis jeg skulle få lov til å supplere med et par tips som
jeg brenner ofte for, så er det at manklarer å evne å se hva løsningen skal
skape tidlig, og at man tester detopp mot forskjellige arbeidshypoteser.
Hvis man vet at man skal ha en løsningsom både skal understøtte en slagsprosess,
men kanskje også skal brukes tilinnsikt og analyse, det skal kanskje
(09:56):
gi muligheten for en e-handelsportal,så er jeg veldig opptatt av at man
ikke bare ser på det ene, men testerdet man skal lage mot forskjellige
bruksscenarier før man faktisk lagerdet, så ikke man må lage det om igjen.
For vi får ofte litt skylappe på.
Det å glemme å teste, det koster mye tid.
Men endringer sent er jo alltiddyrere enn endringer tidlig.
(10:18):
Hvis vi skal gi noen korte og konkretetips på hva kunden bør bidra med etter
at prosjektet er gjennomført, når viikke er der lenger, hva skjer da, Thomas?
Thomas Stene (10:31):
Ja, vi kan jo fortsette med det her med
brukeradopsjon, som du nevnte, Marie.
Altså prosjektene som vi jobber med,de involverer ofte endringer både for
arbeidsprosesser og systemer, og deløsningene som vi etablerer, de har
ingen verdi i det hvis ikke de tasi bruk, og derfor er det viktig at
kundene har fokus på hvordan brukerneblir introdusert til både hva man
(10:52):
vil oppnå, og hvordan løsningenskal understøtte arbeidsprosessene.
Det å fokusere på oppfølging av brukerneer kritisk for prosjektets suksess,
men ofte undervurdert og nedprioritert.
Da har det vært å merke seg at nærmere90 prosent av læringen skjer etter
den første formelle opplæringen.
(11:12):
Dette er noe som vi gjerneallerede har diskutert med kunden
og lagt en god strategi rundt.
Frode Stenstrøm (11:18):
Og dette er jo kjent fra skolegang, når man går
på universitet og lærer et fag.
Det er først når man begynner jobbat man lærer noen ting, ikke sant?
Så jeg tror det er det samme her også.
Er det noen andre aspekter,Marie, du ville påpekte etter
at prosjektet er ferdig?
Marie Andersson (11:32):
Ja, jeg synes jo at man bør evaluere prosjektet etter det
avslutte å gå gjennom De oppringligeprojektmålene og å vurdere i hvilken
grad de er oppnått, er nyttig.
Og at man identifiserer kanskjenoen lærdommer når man har gjort
seg under prosjektet, og gjernedokumenterer det og deler ut i
(11:54):
organisasjonen, så at neste prosjektman gjennomfører kan ta med seg det.
Så man har lært seg noe av det.
Og så tenker jeg også at det med å halagt en liten plan for kontinuerlig
forbedring av systemet bør man gjøre.
Mange kunder etablerer gjerne et forummed ulike interessenter i organisasjonen
(12:15):
som jobber videre med videreutviklingog kan identifisere forbedringssaker og
dele erfarenheter og løse problemer ellerutmaninger knyttet til CRM-systemet.
Så brukerne der ute harnoen å henvende seg til.
Frode Stenstrøm (12:31):
Og det er vel her egentlig dette med prosjekteierskap
kommer inn, at man knytter for enmåte å tilpasse det, for det er ikke
som et eple man kjøper og spiser erferdig, det er jo en kontinuerlig
forbedring som skal skje, man skalhente ut gevinsten av det også over tid.
Det neste temaet vi skalsnakke om handler om risiko.
(12:52):
Alle prosjekter har jo i sin natur eneller annen form for risiko, og jeg
lurer litt på hvilke risikofaktorerkundene lettest kan påvirke selv.
Marie og Thomas, kan dere taoss gjennom hvilke risikoer dere
vanligvis ser, og ikke minst hvorhar kunden mest innflytelseskraft?
Thomas Stene (13:09):
Ja, jeg kan jo starte.
Som prosjektleder diskuterer vimed kunden hvordan de selv kan
redusere risiko i prosjektet.
Hvis vi skal peke på noen av devanligste risikoene der kunden har...
Stor påvirkningskraft, så øverstpå lista mi så har jeg det her med
risikoen for uklare målsetninger.
Og det er overraskende hvor mangeprosjekter der man ikke tydelig definerer
(13:35):
hva man ønsker å oppnå med prosjektet.
Frode Stenstrøm (13:38):
Da går man jo tilbake til du nevnte innledningsvis med
manglende business case, gjør du ikke det?
Thomas Stene (13:42):
det her trenger tett sammen med det.
Og da kan man risikere at man byggeren løsning som ikke dekker behovene.
I beste fall så får man da en merkosnadved å motivere på løsningen i etterkant.
Men det kan også hende at man må startepå nytt, og uansett så forsinker det
gevinsten på det man ønsker og oppnå.
Frode Stenstrøm (14:01):
Hva mener du at en kunde bør bidra med her, Thomas?
Thomas Stene (14:04):
Jeg tror det viktigste bidraget er at man innledningsvis
kartlegger rutiner og prosesser medfokus på hva er det som skaper verdi.
Frode Stenstrøm (14:14):
Marie, har du en risikopunkt du er opptatt av?
Marie Andersson (14:17):
Ja, jeg tenker manglende forankring i ledelsen.
Om ledelsen ikke involverer seggodt nok i prosjektet, så er det en
risiko for å nå målsetningene ellerde gevinstene man ønsker å oppnå.
Så i verste fall kan enkonsekvens være at systemet ikke
blir tatt i bruk av brukerne.
Frode Stenstrøm (14:38):
Hva mener du at den kunne bør gjøre for å unngå det?
Marie Andersson (14:41):
Det beste man kan gjøre er å etablere en styringsgrupp
og låte dem følge prosjektet og væremed og styre under prosjektets gang.
Frode Stenstrøm (14:50):
Hvem burde ha sittet i denne gruppen?
Marie Andersson (14:52):
Personer som har relevant erfarenhet og de som er
i organisasjonen som kan være medog bidra for å oppnå de målene.
Frode Stenstrøm (15:00):
Riktig.
Thomas, har du en tredje risiko?
Thomas Stene (15:03):
Ja, det er masse risikoer å ta men jeg kan ta det
med å gape over for mye, som vi ogsåhar vært litt inne på tidligere.
Dette er en klassiker der kundene vedprosjektstart er for ambisjøse på hva man
vil inkludere i scopet, og hvor mye mantror man rekker innenfor et valgt tidsrom.
Frode Stenstrøm (15:21):
Hva blir konsekvensene, Thomas?
Thomas Stene (15:23):
Det kan jo da være at man bommer på tid, kvalitetsmål,
de klassiske tingene, men ofte ikombinasjon med at kanskje noen blir
overarbeidet, kanskje noen blir sykemeldteller finner alternativ til arbeidet.
Frode Stenstrøm (15:36):
Og hva mener du at kunden bør gjøre for å unngå å gape over for mye?
Thomas Stene (15:40):
Da tenker jeg det her med å velge trinnvis tilnærming er viktig, og
prioritere hardt hva man ønsker å få til.
Legge nice-to-have-saker ibackloggen for neste runde.
Frode Stenstrøm (15:51):
Marie, du har helt sikkert en ting
du også, som vi snakket om.
Marie Andersson (15:55):
Jeg tenker at når prosjektet er i gang så er
det ikke ovanlig at omfangetav leveransen blir større.
Det er lett at det smyger seg inn nyeideer under vegen som man verken har
avsatt tid eller budget for å tekke.
Så det med scope-skript somvi kaller det er jo en risiko.
Så det betyr jo at når omfangeteller leveransen har blitt større
(16:17):
enn det som da fra begynnelsen varintentionen og avtalen, så blir det
en konsekvens på at det kommer åha innverkan på både tid og kost.
Frode Stenstrøm (16:28):
Hva mener du at kunden bør gjøre for å unngå at prosjektet
blir større enn opprinnelig tiltenkt?
Marie Andersson (16:33):
Nå har vi pratet om projektlederrollen innan og nevnt det
flere ganger, men her tenker jeg igjen atden rollen bør aktivt være inne og styre
og prioritere det av nye saker som kommer.
Kanskje man måtte, når noe kommer inn,kanskje noe annet måtte tas ut av.
Frode Stenstrøm (16:50):
Ja, hvis jeg skal opp med det dere sa, så hørte jeg dere da
snakket om uklare målsetninger, at deter for lite forankring, gap overfor mye,
og at da man bare øker underveis, Fireviktigste risikopunktene dere tar frem,
som Thomas sa, det er helt sikkert flere.
Men hvis vi skal runde av der, så viljeg gjerne ha noen tips fra dere, som
(17:12):
gjør at de som lytter på det, kanskjekan tenke på at hvis de gjør sånn, så får
de et bedre og mer vellykket prosjekt.
Marie, hva skulle det vært?
Marie Andersson (17:21):
Ja, i min rolle som projektleder så brenner jeg
jo veldig for å bygge og utvikleteam som til sammen kan hitte gode
løsninger og leverere gode prosjekter.
Frode Stenstrøm (17:34):
Og Thomas da?
Thomas Stene (17:34):
Jeg veldig forkjemper det her med å jobbe i iterasjoner,
å kunne ta for seg det bitfor bit og avstemme underveis.
Det tenker jeg er en viktigsuksessfaktor for prosjekter.
Det er i hvert fall tilfredstillendefor meg som prosjektleder.
Frode Stenstrøm (17:48):
Tusen takk til dere begge to for mange
konstruktive tips til våre kunder.
Denne podkasten har værtprodusert av ProsessPilotene.
ProsessPilotene øker verdien av dinekunder med bruk av Microsoft-teknologi.
Denne podcasten er å finne overalt derdere hører på podcast, samt nettstedet
https://radio.Prosesspilotene.no.
(18:09):
Vi minner om at dere kan også følgeoss på YouTube, på vår YouTube-kanal,
søk etter ProsessPilotene der.
Ansvarlig for denne podkastener meg, Frode Stenstrøm
Vi vil gjerne høre fra deg,både tilbakemeldinger og bli
med på et intervju i fremtiden.
Så kontakt meg gjerne på LinkedIn.
Med ønske om bedre arbeidsprosesserfor alle, og gjennhør!
I dag har jeg fått med meg Thomas og Marie fra ProsessPilotenes
(00:03):
prosjektkontor inn til studio.
Jeg har utfordret dem til å gi osslitt råd på hvordan prosjekter faktisk
kan lykkes, hvilke risikofaktorer børman være oppmerksom på, og hvordan kan
for eksempel du som kunde være med ogbidra til at man faktisk får en større
suksess med de prosjektene du tar på deg.
Mitt navn er Frode Stenstrøm,og dette er ProsessPodden.
(00:26):
Og jeg sa at jeg hadde medThomas og Marie, så jeg ønsker
deg og Marie velkommen hit.
Hvem er du, og hva er ditt forholdtil det å lykkes i prosjekter?
Marie Andersson (00:34):
Takk så mye, takk for at jeg fikk komme.
Jeg heter Marie Andersson og jobber idag som både prosjektleder og leder for
vårt prosjektkontor i ProsessPilotene.
Jeg har jobbet 15 år med CRM, der fremstforbedring og utvikling av kundrelasjoner
har vært det jeg har jobbet med.
Og jeg har både vært på kundsidan og nåsom konsulent hvilket gjør at jeg har
(00:58):
opplevd hvor viktig det er med et godtsamarbeid mellom kund og leverandør
og jeg tror at det er en suksessfaktor
Frode Stenstrøm (01:06):
Så spennende.
Thomas, velkommen til deg også!
Hvem er du og hva er dittforhold til tematikken?
Thomas Stene (01:14):
Jo, takk for det.
Jeg heter Thomas Stene og erprosjektleder i ProsessPilotene.
Jeg har de siste 20 årene hattgleden av å jobbe med kunder som har
veldig forskjellige forutsetningerbåde for å lykkes og mislykkes.
Og det her med suksesskriterier, dethenger jo tett sammen med risiko.
Og i jobben som prosjektleder såsynes jeg det her er spennende å
(01:35):
kunne jobbe proaktivt med dette.
Frode Stenstrøm (01:38):
Takk og velkommen til dere begge to.
Det første temaet er jo hvordan kan vårekunder bidra til at prosjektet lykkes.
Og hva er deres beste tips, Marie?
Marie Andersson (01:48):
Ja, jeg har lyst å løfte frem prosjekteier
som en sentral suksessfaktor.
Vi som leverandør, vi vil at kunden såklart skal kjenne at man har fått noe
ut av prosjektet, at man nådde de dergevinstene som prosjektet satte seg.
Så vår erfarenhet sier at de kundersom opplever det, det er de som
(02:12):
har gjerne hatt en sterk og tydeligengasjeret prosjekteiere med prosjektet.
Så først og fremst skal joprosjekteieren være ansvarlig for å
nå prosjektets mål og styre mot dem.
Frode Stenstrøm (02:23):
Hvordan kan kundene bidra til suksess før
prosjektet i hele tatt har begynt?
Thomas Stene (02:27):
Ja, før prosjektet starter så er det viktig å få etablert et
business case og reflektere over hvorforskal man gjennomføre prosjektet, hvilke
prosesser er det man ønsker å forbedre,hvilke gevinster vil man oppnå, har vi
noe som er enkelt å få til som gir godverdi, hvilke mål vil man oppnå og har
man da noen KPIer eller måleparametrefor å følge opp at man når målene.
(02:53):
Så handler det om å forankre businesscase, og forankring det går det
nesten ikke an å gjøre for mye av.
Våre prosjekter innebærer ofte at manskal endre eller lage nye prosesser
for hvordan personen jobber, ogdet er mye endringsledelse i dette.
Så den forankringen bidrar tilå skape motivasjon og hjelpe
(03:14):
organisasjonen med å tilpasse segendringen som følger av prosjektet.
Frode Stenstrøm (03:18):
Hva er deres beste tips, Marie, til hvordan
en kunde bør organisere seg?
Marie Andersson (03:23):
Våre beste prosjekter er der kunden og leverandøren klarer
å samarbeide godt og finne utfyllenderoller for å skape et godt leveransteam.
Så det med å virkelig sette sammen etteam med riktig kompetanse, med god
prosessforståelse for hva som skalimplementeres, og virkelig tenke gjennom
(03:45):
å finne de riktige nøkkelpersoneneman har behov for, er det første.
Sen bør man også etablereen styringsgruppe.
Som kan ta del av prosjektet og tabeslut under veien og støtte opp.
Og de bør også ha rettsammensetning av folk.
Og så kanskje man også redan før startbør fundere litt på hvilke ambassadører
(04:08):
man har ute i organisasjonen.
Hitta de der individerne som brinner littekstra for det som prosjektet skal oppnå.
For å få dem med på resen,og få dem med til å bidra.
Så det å skape en vi-kultur med litthøyd under taket, der man kan ta gode
diskusjoner og dele informasjon og jobbeeffektivt ihop, der man både som kund og
(04:34):
leverantør til slutt kan være stolt avsitt slutprodukt, det har vi jo tro på da.
Frode Stenstrøm (04:38):
Så hvis jeg leser dere riktig, så er det spesielt tips
her oppsummert at dere før prosjektetbegynner får etablert hvorfor og
bakgrunnen, Thomas, for en styringsgruppe.
Og ikke minst en prosjekteiersom driver prosessen.
Thomas Stene (04:52):
Det er en god start hvertfall
Frode Stenstrøm (04:54):
Hvis vi går videre til overgangen fra prosjektets
start, at det har blitt vedtatt,og styringsgruppen har sagt go, til
at vi har en gjennomføringsfase.
Marie, hva mener du er gode tips for åkunne få en god oppstart på prosjektet?
Marie Andersson (05:07):
Ja, vi starter jo gjerne våre prosjekt med en
kick-off, og kick-offen er en formellmarkering av at prosjektet er i gang.
Veldig effektiv metod for å få oppstart avet prosjekt og for å føre alle individer
til sammen som skal jobbe ihop sammen.
Det vi ser er at når vi kjørerkick-off på vårt prosjekt, så er
(05:32):
det mest effektivt og best at kundenselv presenterer prosjektet, og
bakgrunnen til prosjektet, og framforalt hvorfor det skal gjennomføres.
Det er viktig å sikre at alle forstårbakgrunnen med nåværende utfordringer,
og det er større bilden hva manvil oppnå, og det er målene igjen.
Dette gjør absolutt best av kunden selv,og gjerne prosjekteier til prosjektet.
Thomas Stene (05:55):
Kan jeg legge til en sak om kickoffen?
For å sørge for at alle tar eierskaptil det å samarbeide godt, så lar vi
ofte prosjektgruppen selv reflektere ogetablere prinsipper for godt samarbeid.
Det er i hvert fall et tips som vi kananbefale for å gi prosjektet en god start.
Frode Stenstrøm (06:12):
Og hvis jeg har lov til å supplere med en av mine egne erfaringer,
så er det sånn at alle bedrifter og kulturhar jo forskjellige måter man samhandler
på, og hvordan man kommuniserer.
Noen har jo veldig mye styringvia mail, noen bruker Teams, noen
bruker post-it-lapper, at man i dendialogen har blitt snakket sammen
om hvordan man skal samarbeide.
(06:32):
Vi nordmenn synes jeg ofte hopperover det der, ja men skal vi ikke bare
begynne å jobbe, altså glemmer vi atdet er, vi glemmer at det er mennesker
som skal lære hverandre å kjenne da.
Thomas Stene (06:41):
Ja, ofte så blir det nedprioritert rett og slett.
Frode Stenstrøm (06:44):
Jeg har sett prosjekter hvor man har brukt nesten en måned bare
på den første fasen, men da hvis manskal jobbe sammen i tre år så er det
faktisk det er ikke så mye tid, detgir en helt annen reise i den veien da
Thomas Stene (06:56):
Jeg tenker selv om man skal jobbe som bare et halvt
år, så gir det veldig god verdi åta den investeringen innledningsvis.
Frode Stenstrøm (07:02):
Og snakke om forventningene til hverandre i
kommunikasjonen, rett og slettNå har vi snakket litt om hvordan
kundene kan bidra til å få en veldiggod prosjektoppstart, men Thomas,
hva bør kundene gjøre underveis iprosjektet for å få et bedre resultat?
Thomas Stene (07:20):
Ja, for nye implementeringsprosjekter så anbefaler
vi ofte en trinnvis tilnærming,der man først etablerer en såkalt
MVP, eller most viable product, somi prinsipp er en minimumsløsning.
Og poenget da, det er at kundensprosjekteier tar ansvar for å
definere denne MVP'en innom åpeke på det man primært trenger
(07:43):
for å komme i gang med løsningen.
Frode Stenstrøm (07:45):
Der kom jo denne knytningen til som Marie
du hadde på eierskap hos kunden.
Men hvorfor gjør man det, Thomas?
Thomas Stene (07:54):
Ja, poenget er at dets raskere man kommer i gang og får
erfaring med løsningen, desto raskerefår man bedre kvalitet på å ønske
mål for veien videre også, i stedetfor å potensielt brenne krutt på noe
som viser seg å være mindre viktig.
Frode Stenstrøm (08:08):
Marie hvilke andre bidrag bør kunden komme med
gjennom prosjektets innføring?
Marie Andersson (08:14):
Det er viktig at kunden så tidig som mulig tar
ansvar til kravene som vi bruker åbeskrive som brukerhistorier, og at
man definerer de akseptanskriterienefor hva som skal etableres.
Så det å være en god bestillerog kan definere gode krav, det
hjelper oss veldig som leverandør.
Frode Stenstrøm (08:36):
Thomas?
Thomas Stene (08:37):
Ja, jeg støtter den, Marie.
Så kan jeg legge til det med at kundenmå også avsette tilstrekkelig tid til
å være med og teste og godkjenne detrinnevis leveransene som vi snakker om.
Og desto tidligere vi får oppdagetting som ikke er sånn forventet,
desto lettere kan vi også justere.
Marie Andersson (08:55):
Ja, vi gjennomfører jo gjerne retrospektiv under veien i
prosjektet, og retrospektiv er jo at manlærer av sine erfarenheter man har gjort
seg så langt, og tilpasser det til nesteperiode, så det hjelper veldig om man som
kunde er engasjeret i det, og kan kommemed gode konstruktive tilbakemeldinger
(09:17):
på hvordan vi som team kan bli bedre.
Og så tenker jeg også det med å tidligvære ute og planlegge for hvordan man
skal introdusere løsningen til brukerne.
Bra å legge en god plan, for det har vikanskje ikke pratet så mye om til nå.
Frode Stenstrøm (09:32):
En brukeradopsjon?
Marie Andersson (09:34):
Brukeradoption, ja.
Ja.
Frode Stenstrøm (09:35):
Hvis jeg skulle få lov til å supplere med et par tips som
jeg brenner ofte for, så er det at manklarer å evne å se hva løsningen skal
skape tidlig, og at man tester detopp mot forskjellige arbeidshypoteser.
Hvis man vet at man skal ha en løsningsom både skal understøtte en slagsprosess,
men kanskje også skal brukes tilinnsikt og analyse, det skal kanskje
(09:56):
gi muligheten for en e-handelsportal,så er jeg veldig opptatt av at man
ikke bare ser på det ene, men testerdet man skal lage mot forskjellige
bruksscenarier før man faktisk lagerdet, så ikke man må lage det om igjen.
For vi får ofte litt skylappe på.
Det å glemme å teste, det koster mye tid.
Men endringer sent er jo alltiddyrere enn endringer tidlig.
(10:18):
Hvis vi skal gi noen korte og konkretetips på hva kunden bør bidra med etter
at prosjektet er gjennomført, når viikke er der lenger, hva skjer da, Thomas?
Thomas Stene (10:31):
Ja, vi kan jo fortsette med det her med
brukeradopsjon, som du nevnte, Marie.
Altså prosjektene som vi jobber med,de involverer ofte endringer både for
arbeidsprosesser og systemer, og deløsningene som vi etablerer, de har
ingen verdi i det hvis ikke de tasi bruk, og derfor er det viktig at
kundene har fokus på hvordan brukerneblir introdusert til både hva man
(10:52):
vil oppnå, og hvordan løsningenskal understøtte arbeidsprosessene.
Det å fokusere på oppfølging av brukerneer kritisk for prosjektets suksess,
men ofte undervurdert og nedprioritert.
Da har det vært å merke seg at nærmere90 prosent av læringen skjer etter
den første formelle opplæringen.
(11:12):
Dette er noe som vi gjerneallerede har diskutert med kunden
og lagt en god strategi rundt.
Frode Stenstrøm (11:18):
Og dette er jo kjent fra skolegang, når man går
på universitet og lærer et fag.
Det er først når man begynner jobbat man lærer noen ting, ikke sant?
Så jeg tror det er det samme her også.
Er det noen andre aspekter,Marie, du ville påpekte etter
at prosjektet er ferdig?
Marie Andersson (11:32):
Ja, jeg synes jo at man bør evaluere prosjektet etter det
avslutte å gå gjennom De oppringligeprojektmålene og å vurdere i hvilken
grad de er oppnått, er nyttig.
Og at man identifiserer kanskjenoen lærdommer når man har gjort
seg under prosjektet, og gjernedokumenterer det og deler ut i
(11:54):
organisasjonen, så at neste prosjektman gjennomfører kan ta med seg det.
Så man har lært seg noe av det.
Og så tenker jeg også at det med å halagt en liten plan for kontinuerlig
forbedring av systemet bør man gjøre.
Mange kunder etablerer gjerne et forummed ulike interessenter i organisasjonen
(12:15):
som jobber videre med videreutviklingog kan identifisere forbedringssaker og
dele erfarenheter og løse problemer ellerutmaninger knyttet til CRM-systemet.
Så brukerne der ute harnoen å henvende seg til.
Frode Stenstrøm (12:31):
Og det er vel her egentlig dette med prosjekteierskap
kommer inn, at man knytter for enmåte å tilpasse det, for det er ikke
som et eple man kjøper og spiser erferdig, det er jo en kontinuerlig
forbedring som skal skje, man skalhente ut gevinsten av det også over tid.
Det neste temaet vi skalsnakke om handler om risiko.
(12:52):
Alle prosjekter har jo i sin natur eneller annen form for risiko, og jeg
lurer litt på hvilke risikofaktorerkundene lettest kan påvirke selv.
Marie og Thomas, kan dere taoss gjennom hvilke risikoer dere
vanligvis ser, og ikke minst hvorhar kunden mest innflytelseskraft?
Thomas Stene (13:09):
Ja, jeg kan jo starte.
Som prosjektleder diskuterer vimed kunden hvordan de selv kan
redusere risiko i prosjektet.
Hvis vi skal peke på noen av devanligste risikoene der kunden har...
Stor påvirkningskraft, så øverstpå lista mi så har jeg det her med
risikoen for uklare målsetninger.
Og det er overraskende hvor mangeprosjekter der man ikke tydelig definerer
(13:35):
hva man ønsker å oppnå med prosjektet.
Frode Stenstrøm (13:38):
Da går man jo tilbake til du nevnte innledningsvis med
manglende business case, gjør du ikke det?
Thomas Stene (13:42):
det her trenger tett sammen med det.
Og da kan man risikere at man byggeren løsning som ikke dekker behovene.
I beste fall så får man da en merkosnadved å motivere på løsningen i etterkant.
Men det kan også hende at man må startepå nytt, og uansett så forsinker det
gevinsten på det man ønsker og oppnå.
Frode Stenstrøm (14:01):
Hva mener du at en kunde bør bidra med her, Thomas?
Thomas Stene (14:04):
Jeg tror det viktigste bidraget er at man innledningsvis
kartlegger rutiner og prosesser medfokus på hva er det som skaper verdi.
Frode Stenstrøm (14:14):
Marie, har du en risikopunkt du er opptatt av?
Marie Andersson (14:17):
Ja, jeg tenker manglende forankring i ledelsen.
Om ledelsen ikke involverer seggodt nok i prosjektet, så er det en
risiko for å nå målsetningene ellerde gevinstene man ønsker å oppnå.
Så i verste fall kan enkonsekvens være at systemet ikke
blir tatt i bruk av brukerne.
Frode Stenstrøm (14:38):
Hva mener du at den kunne bør gjøre for å unngå det?
Marie Andersson (14:41):
Det beste man kan gjøre er å etablere en styringsgrupp
og låte dem følge prosjektet og væremed og styre under prosjektets gang.
Frode Stenstrøm (14:50):
Hvem burde ha sittet i denne gruppen?
Marie Andersson (14:52):
Personer som har relevant erfarenhet og de som er
i organisasjonen som kan være medog bidra for å oppnå de målene.
Frode Stenstrøm (15:00):
Riktig.
Thomas, har du en tredje risiko?
Thomas Stene (15:03):
Ja, det er masse risikoer å ta men jeg kan ta det
med å gape over for mye, som vi ogsåhar vært litt inne på tidligere.
Dette er en klassiker der kundene vedprosjektstart er for ambisjøse på hva man
vil inkludere i scopet, og hvor mye mantror man rekker innenfor et valgt tidsrom.
Frode Stenstrøm (15:21):
Hva blir konsekvensene, Thomas?
Thomas Stene (15:23):
Det kan jo da være at man bommer på tid, kvalitetsmål,
de klassiske tingene, men ofte ikombinasjon med at kanskje noen blir
overarbeidet, kanskje noen blir sykemeldteller finner alternativ til arbeidet.
Frode Stenstrøm (15:36):
Og hva mener du at kunden bør gjøre for å unngå å gape over for mye?
Thomas Stene (15:40):
Da tenker jeg det her med å velge trinnvis tilnærming er viktig, og
prioritere hardt hva man ønsker å få til.
Legge nice-to-have-saker ibackloggen for neste runde.
Frode Stenstrøm (15:51):
Marie, du har helt sikkert en ting
du også, som vi snakket om.
Marie Andersson (15:55):
Jeg tenker at når prosjektet er i gang så er
det ikke ovanlig at omfangetav leveransen blir større.
Det er lett at det smyger seg inn nyeideer under vegen som man verken har
avsatt tid eller budget for å tekke.
Så det med scope-skript somvi kaller det er jo en risiko.
Så det betyr jo at når omfangeteller leveransen har blitt større
(16:17):
enn det som da fra begynnelsen varintentionen og avtalen, så blir det
en konsekvens på at det kommer åha innverkan på både tid og kost.
Frode Stenstrøm (16:28):
Hva mener du at kunden bør gjøre for å unngå at prosjektet
blir større enn opprinnelig tiltenkt?
Marie Andersson (16:33):
Nå har vi pratet om projektlederrollen innan og nevnt det
flere ganger, men her tenker jeg igjen atden rollen bør aktivt være inne og styre
og prioritere det av nye saker som kommer.
Kanskje man måtte, når noe kommer inn,kanskje noe annet måtte tas ut av.
Frode Stenstrøm (16:50):
Ja, hvis jeg skal opp med det dere sa, så hørte jeg dere da
snakket om uklare målsetninger, at deter for lite forankring, gap overfor mye,
og at da man bare øker underveis, Fireviktigste risikopunktene dere tar frem,
som Thomas sa, det er helt sikkert flere.
Men hvis vi skal runde av der, så viljeg gjerne ha noen tips fra dere, som
(17:12):
gjør at de som lytter på det, kanskjekan tenke på at hvis de gjør sånn, så får
de et bedre og mer vellykket prosjekt.
Marie, hva skulle det vært?
Marie Andersson (17:21):
Ja, i min rolle som projektleder så brenner jeg
jo veldig for å bygge og utvikleteam som til sammen kan hitte gode
løsninger og leverere gode prosjekter.
Frode Stenstrøm (17:34):
Og Thomas da?
Thomas Stene (17:34):
Jeg veldig forkjemper det her med å jobbe i iterasjoner,
å kunne ta for seg det bitfor bit og avstemme underveis.
Det tenker jeg er en viktigsuksessfaktor for prosjekter.
Det er i hvert fall tilfredstillendefor meg som prosjektleder.
Frode Stenstrøm (17:48):
Tusen takk til dere begge to for mange
konstruktive tips til våre kunder.
Denne podkasten har værtprodusert av ProsessPilotene.
ProsessPilotene øker verdien av dinekunder med bruk av Microsoft-teknologi.
Denne podcasten er å finne overalt derdere hører på podcast, samt nettstedet
https://radio.Prosesspilotene.no.
(18:09):
Vi minner om at dere kan også følgeoss på YouTube, på vår YouTube-kanal,
søk etter ProsessPilotene der.
Ansvarlig for denne podkastener meg, Frode Stenstrøm
Vi vil gjerne høre fra deg,både tilbakemeldinger og bli
med på et intervju i fremtiden.
Så kontakt meg gjerne på LinkedIn.
Med ønske om bedre arbeidsprosesserfor alle, og gjennhør!
Popular Podcasts
1. The Podium
The Podium: An NBC Olympic and Paralympic podcast. Join us for insider coverage during the intense competition at the 2024 Paris Olympic and Paralympic Games. In the run-up to the Opening Ceremony, we’ll bring you deep into the stories and events that have you know and those you'll be hard-pressed to forget.
2. In The Village
In The Village will take you into the most exclusive areas of the 2024 Paris Olympic Games to explore the daily life of athletes, complete with all the funny, mundane and unexpected things you learn off the field of play. Join Elizabeth Beisel as she sits down with Olympians each day in Paris.
3. iHeartOlympics: The Latest
Listen to the latest news from the 2024 Olympics.